Cómo gestionar una rifa por WhatsApp sin perder reservas ni pagos

1. Prepara la información antes de compartir

Define el premio, el precio por número, el día de la rifa y el método que utilizarás para determinar el ganador. En una rifa de 100 números, la cuadrícula va del 00 al 99: el 00 también cuenta como un número.

Deja claras las instrucciones de pago, cuánto dura una reserva y qué ocurre si no se paga a tiempo. Las bases deben explicar las condiciones de participación, la entrega del premio y cómo se resolverán las incidencias.

2. Usa WhatsApp para comunicar y un enlace para reservar

Si llevas los números en varias conversaciones, es fácil que dos personas pidan el mismo. Comparte el enlace de la rifa con las personas que hayan solicitado la información y utiliza la cuadrícula como referencia común.

Con Rifa100, los participantes abren el enlace, consultan los números disponibles y envían su reserva. No necesitan crear una cuenta. Si alguien te pide un número directamente, regístralo en el panel para mantener la misma lista al día.

Es preferible compartir el enlace que una captura antigua: la imagen refleja un momento concreto y puede quedarse desactualizada. Evita publicar en grupos los nombres, teléfonos o datos de pago de los participantes.

3. Diferencia disponible, reservado y pagado

Una reserva expresa la intención de participar, pero no confirma que hayas recibido el dinero. Utiliza cada estado con el mismo criterio:

Disponible

El número está libre y se puede elegir.

Reservado

Está apartado durante el plazo de reserva. Si no se confirma el pago, puede volver a quedar disponible al vencer ese plazo.

Confirmado, pendiente de pago

En las rifas de pago, puedes registrar un compromiso de pago y llevar su importe en el listado de pendientes. No debe contarse como dinero cobrado.

Pagado

Has comprobado que recibiste el importe y lo has marcado en el panel.

El límite de números por teléfono se refiere a las reservas online de ese teléfono, incluidos los números ya pagados. No reduce los 100 números de la rifa. Puedes consultar y ajustar ese límite en la configuración.

4. Revisa el cobro antes de marcar un número como pagado

Comprueba el movimiento en tu banco o el efectivo recibido. Un mensaje que diga «ya te he pagado» o una captura por sí solos no sustituyen esa comprobación.

Por ejemplo, si cada número cuesta 2 € y una persona tiene el 23 y el 45, debes comprobar un total de 4 €. Después marca esos números como pagados. Si todavía te debe el importe, mantenlo identificado como pendiente.

En Rifa100, el pago de las participaciones se realiza directamente al organizador según sus instrucciones. La plataforma registra el estado que indicas; no comprueba tu cuenta bancaria ni cobra las participaciones por ti.

Los correos de reserva y confirmación de pago ayudan al participante a consultar sus números. Pídele que revise que su email esté bien escrito y que compruebe también la carpeta de correo no deseado si no encuentra el mensaje.

5. Comparte el progreso sin confundir ocupación con cobros

Desde el panel puedes preparar una imagen de progreso con la cuadrícula y el porcentaje de números ocupados. Revisa la vista previa antes de compartirla y acompáñala del enlace a la rifa.

Que una rifa tenga un 60 % de números ocupados no significa que el 60 % esté pagado: puede haber reservas o compromisos pendientes. Consulta por separado el estado de los números y los cobros en tu administración.

Si cambia una información relevante, comunícala con claridad a los participantes y mantén coherentes el panel y las bases. No uses una imagen anterior para anunciar una disponibilidad que ya ha cambiado.

6. Comprueba el resultado y cierra la gestión

Al llegar el día previsto, el organizador realiza y comprueba el sorteo de acuerdo con sus bases. Después registra el resultado, informa a los participantes y coordina la entrega del premio.

Revisa los pendientes antes de cerrar la gestión. Si necesitas conservar un registro, consulta las opciones de exportación de tu plan y la fecha de borrado que aparece en el panel. Conserva los datos personales únicamente para las finalidades y durante los plazos que correspondan; puedes consultar la Política de privacidad.